営業部門の業務効率向上は何をしたら良い？やるべきことと注意点

営業活動の成果を出しやすくするためには、業務効率向上が大切です。しかし、業務効率向上のためには何をしたら良いかがわからないという方もいるでしょう。
この記事では業務効率向上に何をしたら良いか、やるべきこと、注意点などを解説します。

営業部門の業務効率を向上する目的とは​​​​​​​

ここからは、そもそもなぜ営業部門の業務効率化が必要なのかを再確認するために2つの主な目的をご紹介します。
業務効率を向上する目的を理解することで、より何をしたら良いかや注意点がはっきりしてくるでしょう。

生産性の向上

業務効率化は、既存業務のムダがあるものや手間を省略し、非効率な業務を改善してコスト削減につなげることを指します。

生産性の向上という目的を達成する手段の1つです。生産性の向上は業務効率化や設備投資を行った結果、どれだけの成果が得られたかということです。

企業全体で見た場合は、残業時間や経費といったコストを削減し生産性が向上した結果、利益率が高くなります。従業員側から見た場合は、モチベーションやパフォーマンスの向上を期待できます。

顧客満足度の向上

生産性向上により、残業時間の削減や働きやすい環境を実現できると、従業員や顧客の満足度の向上にもつながります。

従業員満足度の向上は、顧客満足度の向上にも結びつくものです。モチベーションやパフォーマンスが向上した状態だと、顧客に対してより満足度の高いサービスや商品の提案が可能となります。

生産性向上の結果、働きやすい環境になることでポジティブな感情で仕事に向かえます。顧客にも余裕をもって接することができるため、満足度の向上につながるでしょう。

営業部門における業務効率化の課題

ここからは、営業部門における業務効率化の主な3つの課題についてご紹介します。業務効率化を行うにあたって、何が課題なのかという現状を把握することが大切です。まずやるべきことが何かをはっきりさせましょう。

事務処理に時間がかかる

​​​​​​​営業部門が行っている仕事には、さまざまな事務処理が発生します。見積もりや提案書、契約書などは、それぞれの顧客に合わせた内容で作成するため時間がかかる作業です。アシスタントや営業事務員がいる場合は、書類作成を任せることにより顧客対応に時間をかけられます。

またデジタル化が推進されている現在では、電子データのやり取りのみで契約を締結する電子契約も増えてきています。書面契約の場合に比べて、事務処理の負担が減り迅速に手続きを進めることが可能です。

移動にかかる時間やコスト

実際に相手先を訪問して営業活動を行う、訪問営業や飛び込み営業、ルート営業などは移動に時間やコストがかかるため業務効率化の課題の1つです。

実際に訪問し相手と会話して行う営業活動は、信頼関係を構築しやすく、資料や見本を持参して手に取ってもらいながら話を進められる部分がメリットです。その反面、移動時間がかかるため営業活動できる件数が少なくなります。

また訪問時の駐車料金、ガソリン代、営業車の維持費などのコストもかかってしまいます。

営業活動の属人化

営業活動の属人化も業務効率化の課題といえます。属人化とは、営業活動のノウハウや、顧客の名刺情報、進捗状況などが、担当者にしか分からない状態になることです。会社の顧客なので、本来は社内で情報の共有がされるべきです。

しかし、実績に応じて給料が上がる歩合給制度や、営業担当者の自分の顧客を取られたくないという考えなどで生じやすい課題となっています。営業担当者の異動や退職などで引き継ぎをする際や、新人教育を行う際にスムーズに進めにくくなるでしょう。

営業業務を効率化する手法

営業業務を効率化する手法として、「テレワーク・インサイドセールスの導入」「会議時間の削減」「営業支援ツールの導入」「業務のアウトソーシング」の4つについて解説します。業務効率化の課題解決の参考にしてください。

テレワーク・インサイドセールスの導入

営業業務を効率化する手法として、テレワーク・インサイドセールスの導入があります。リモートワーク、テレワークを導入する企業も増えたことから、これまでと同じように対面で行う営業活動は効果的ではありません。

そこで、電話やメール、Web商談ツールなどによってオンラインで営業活動を行う、インサイドセールスの導入が増えています。注意するところは環境の整備です。インターネット環境の準備や、性能の良いWebカメラ、マイク、イヤフォン・ヘッドフォンなどの準備が必要です。

会議時間の削減

定例会議がいつも長い、また、会議の回数が多い企業は、会議時間の削減によって効率化ができます。会議時間を削減する手法に営業支援ツールの活用が有効です。

顧客管理や、進捗管理、報告機能などがあるため会議の時間で報告する必要がありません。情報共有がスムーズにできるため、会議の回数を削減できます。

また、営業会議は参加者を最小限にしぼって行うことも大切です。営業担当者を全員参加させる必要はなく、議事録の共有によって無駄な会議を減らせるでしょう。

営業支援ツールの導入

営業業務を効率化するためには、業務の一部を外部に委託する手法もあります。新たに人材を雇用する必要がなく、専門業者に委託することで業務のスピードや質の向上も可能です。

アウトソーシングしやすい業務としては、DMの発送、受注案件の注文書登録や、領収書の発行などがあるほか、出張手配や精算処理、プレゼンの資料作成なども委託しやすい業務だと言えます。

ただし、情報漏洩のリスクもあるため、アウトソーシングする業務の見極めは慎重に行いましょう。

ビジネスマッチングサービス「アイミツ」とは？

ここまで営業部門の業務効率向上についてを解説してきました。現在の採用難易度が非常に高い状況下では、今ある営業工数をいかに効率良く活用するかが重要です。

多くの営業支援ツールがある中で、見込み顧客の獲得効率を上げる手段としてはビジネスマッチングサービスも有効な手段です。さまざまなビジネスマッチングサービスが活用されている中でも、国内でトップの訪問者数、17万件以上もの利用実績を誇るとして人気を集めているサービスが「アイミツ」です。

ここからは、ベンチャー企業から大手企業まで、業種問わず幅広く利用されているビジネスマッチングサービス「アイミツ」について紹介していきます。

毎月3,000件以上の発注案件

ビジネスマッチングサービス「アイミツ」には、毎月3,000件以上もの発注案件が寄せられています。

「この案件は自社が受注したい」と思うものがあれば、応募してもらうだけでスムーズにアポイントを獲得できるのが人気なポイントです。なかなかアポイントを取れないとお悩みの場合にはうってつけでしょう。

コンシェルジュが精査した質の高い案件をご提供

毎月3,000件以上もの発注案件が寄せられている「アイミツ」ですが、案件の1つひとつはコンシェルジュによって精査されているのも心強いポイント。

案件の予算や納期、なぜ発注に至ったのか、発注先選定で重視したい項目などといった要望は綿密にヒアリングされているので、より依頼が具体的に固まっている案件のみご案内することが可能です。アポイントの発注確度にも優れています。

アポから受注まで手厚い営業サポート体制

「それだけ発注案件があっても、ちゃんと受注につながるの？」と不安に思う方もいるかもしれませんが、「アイミツ」ならアポイントの獲得から受注に至るまでまとめてサポートしてもらえるから安心。

1社につき1人の専属サポーターがつき、発注者へのヒアリングや追客なども任せることが可能です。

まとめ

営業部門の業務効率化は、営業活動の成果に影響します。テレワーク・インサイドセールスの導入や、会議時間の削減、営業支援ツールの導入、業務のアウトソーシングなどが効果的です。

しかし、実現するためには相当な手間と時間がかかります。「アイミツ」であれば、コンシェルジュや専属のサポーターによる支援によってアポイントの獲得から受注までスムーズに進みます。
効率的にリードを獲得できるビジネスマッチングサービスをお探しなら、ぜひ「アイミツ」を活用してみてください。